Zaległy urlop do 30 września. Można dostać nawet 60 tys. zł kary

30 września mija termin na udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego za poprzedni rok. Nie oznacza to jednak, że do tego dnia pracownik musi wykorzystać wszystkie zaległe dni. Wystarczy, że 30 września rozpocznie urlop.

Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu w tym samym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo. Jeżeli nie zostanie wykorzystany, 1 stycznia następnego roku staje się urlopem zaległym.

Zaległy urlop. 30 września to ważna data

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy niewykorzystanego urlopu należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Oznacza to, że urlopu pozostałego z 2025 r. pracodawca powinien udzielić najpóźniej do 30 września 2026 r. Nie oznacza to konieczności wykorzystania całej zaległej puli przed końcem września. Według najczęściej przyjmowanej interpretacji wystarczy, że 30 września będzie pierwszym dniem urlopu. Wypoczynek może zakończyć się już w październiku.

Nawet 60 tys. zł grzywny

Dopilnowanie terminu jest obowiązkiem pracodawcy. Nieudzielenie zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracodawcy może w takim przypadku grozić grzywna od 2 tys. do 60 tys. zł.

Przeniesienie urlopu na kolejny rok powinno być wyjątkiem. Może do niego dojść m.in. na wniosek pracownika, z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy albo wtedy, gdy rozpoczęcie zaplanowanego wypoczynku uniemożliwia choroba.

Czy pracodawca może wysłać na urlop bez zgody pracownika?

Art. 168 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia zaległego urlopu, ale nie wskazuje wprost, że może on jednostronnie wyznaczyć termin jego wykorzystania. Pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu.

Istnieje jednak również odmienne stanowisko. Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy uznawał, że pracodawca nie ma tak daleko idącego prawa do jednostronnego dysponowania urlopem. Może natomiast zobowiązać pracownika do wskazania terminu wykorzystania zaległych dni.

Sam pracownik nie może z kolei zdecydować, że od określonego dnia rozpoczyna zaległy urlop. Sąd Najwyższy wskazywał, że nawet w przypadku niewywiązania się pracodawcy z obowiązku udzielenia wolnego pracownik nie może sam sobie go udzielić.

Co z urlopem na żądanie?

Termin 30 września nie dotyczy w taki sam sposób części urlopu stanowiącej tzw. urlop na żądanie. Pracownik może wykorzystać w tym trybie maksymalnie cztery dni w roku kalendarzowym.

Niewykorzystane dni nie kumulują się jednak jako dodatkowe dni „na żądanie”. Zgodnie z przywołaną w analizie powszechną interpretacją po zakończeniu roku niewykorzystana część tej puli staje się zwykłym urlopem wypoczynkowym.

Zaległy urlop może się przedawnić

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po trzech latach. W przypadku zaległego urlopu punktem odniesienia dla obliczania terminu przedawnienia jest ostateczny termin jego udzielenia przez pracodawcę. Dlatego w pierwszej kolejności powinien być udzielany urlop zaległy, a dopiero później bieżący. Odwrotna kolejność mogłaby doprowadzić do przedawnienia starszego urlopu.

30 września nie jest więc dla pracodawców wyłącznie formalnym terminem w kalendarzu. Jeśli pracownik ma zaległy urlop z poprzedniego roku, trzeba zadbać o jego terminowe udzielenie.