Centralna e-rejestracja w codziennej pracy placówki. Jak przygotować zespół na obowiązkowy model zapisów?

Do systemu centralnej e-rejestracji dołączają kolejne podmioty, a skala jego wykorzystania systematycznie rośnie – zrealizowano już ponad 2,1 mln wizyt, a następne są zaplanowane. Placówki, które jeszcze nie rozpoczęły integracji, mają na to czas do końca czerwca 2026 r.

Przygotowanie zespołu i procesów wewnętrznych

Skuteczne wdrożenie centralnej e‑rejestracji wymaga zaangażowania całej placówki. Zmiana dotyczy bowiem nie tylko rejestracji, lecz także lekarzy i kadry zarządzającej. Kluczowe jest uporządkowanie zasad pracy i jasne określenie odpowiedzialności związanych z prowadzeniem harmonogramów.

Nowy model zakłada przekazywanie do systemu P1 wszystkich wizyt oraz udostępnianie pełnych grafików – zarówno wolnych, jak i zajętych terminów, dla wizyt pierwszorazowych i kontynuacyjnych. W praktyce oznacza to konieczność ujednolicenia procedur, przygotowania danych do walidacji i wypracowania schematów postępowania na wypadek odwołań wizyt, zmian terminów czy sytuacji awaryjnych. Im wcześniej placówka rozpocznie ten proces, tym więcej czasu zyska na korekty i bezpieczne wdrożenie.

Nowa rola rejestracji

Najbardziej widoczne zmiany dotyczą pracy rejestracji. Choć pacjenci nadal mogą zapisywać się osobiście i telefonicznie, rejestratorzy działają już w środowisku obejmującym również zapisy online przez IKP i aplikację mojeIKP. Wspólna baza terminów oznacza spójność informacji i ograniczenie pracy wykonywanej równolegle w kilku kanałach.

Centralna e‑rejestracja nie zastępuje personelu – przeciwnie, porządkuje jego codzienne obowiązki. Ułatwia zarządzanie grafikiem i pozwala lepiej wykorzystywać dostępne zasoby. Od momentu uruchomienia systemu udało się ponownie udostępnić tysiące terminów zwolnionych przez pacjentów, którzy mogli sami odwołać lub przełożyć wizytę online.

Harmonogram obowiązków dla świadczeniodawców

Placówki realizujące mammografię, profilaktykę raka szyjki macicy, test HPV HR oraz świadczenia kardiologiczne od stycznia 2026 r. mają ustawowy obowiązek korzystania z centralnej e‑rejestracji. Do końca maja powinny rozpocząć przekazywanie informacji o dostępnych terminach. Od czerwca NFZ wstrzyma rozliczenia podmiotom, które nie dołączą do systemu, a od lipca finansowane będą wyłącznie świadczenia umawiane za jego pośrednictwem.

Od sierpnia zakres centralnej e‑rejestracji rozszerzy się o kolejne obszary, m.in. endokrynologię, nefrologię, choroby zakaźne czy gruźlicę i choroby płuc. Docelowo rozwiązanie obejmie wszystkie konsultacje specjalistyczne.

Znaczenie komunikacji z pacjentem

Rejestracja i personel medyczny pełnią ważną funkcję informacyjną. To oni pomagają pacjentom zrozumieć, jak działa system i jakie są zasady dostępności terminów. W przypadku mammografii i testów HPV HR pacjentki widzą wizyty na najbliższe 90 dni, a nowi pacjenci kardiologiczni – na 40 dni. Przy braku dostępnych terminów trafiają do poczekalni, gdzie system automatycznie wyszukuje zwalniające się miejsca. To nowość w stosunku do tego, jak działały zapisy do tej pory. Dlatego tak ważne jest, żeby pracownicy ochrony zdrowia nie tylko sami mieli wystarczającą wiedzę, jak działa nowy system, ale też żeby potrafili w prosty sposób przekazać ją pacjentom. Szkolenia dla profesjonalistów organizowane są przez Centrum e-Zdrowia, a informacje o ich harmonogramie można znaleźć na stronie akademiacez.gov.pl

Rola personelu medycznego

Lekarze POZ, specjaliści oraz położne wspierają pacjentów nie tylko klinicznie, ale także informacyjnie. Wyjaśniają zasady zapisów, kierują na badania profilaktyczne i pomagają poruszać się po nowym modelu. Spójność przekazu całego zespołu ogranicza nieporozumienia i zwiększa korzystanie z dostępnych świadczeń.

Centralna e‑rejestracja jest jednym z elementów szerszej transformacji cyfrowej ochrony zdrowia, realizowanej dzięki środkom z Krajowego Planu Odbudowy. Korzysta z niej już ponad 4 mln pacjentów, a Polska należy do europejskiej czołówki pod względem dojrzałości rozwiązań e‑zdrowia.

Więcej informacji o narzędziu na stronie: Centralna e-rejestracja – ezdrowie.gov.pl

Płatna współpraca z Centrum e-Zdrowia

Kampania realizowana w ramach projektu e-Zdrowie KPO, finansowanego z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności